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2018.05.01

移動の多いビジネスマンのための完全ペーパーレス仕事術

1年間で100回近く新幹線を利用し、そろそろJR東海から何らかの称号が与えられてもいいのではないかと思っている木村です。

僕にとって新幹線はもはや第2の仕事場。それ以外にも早朝や外出先でのカフェで自分の仕事をすることも多く、いかに「どこにいても会社と同じレベルで仕事ができるか」が僕の大きなテーマでした。

そこで今回は、長い試行錯誤の末にたどり着いた僕のノマド的仕事術をご紹介したいと思います。

移動の荷物をいかに少なくするか

僕の場合、東京~大阪を移動する際に必要な荷物は、仕事道具一式+1~2泊分の着替え+ランニングウェアになります。着替えとウェアは必要最低限にしてしまえばそれ以上減らすことができないので、減らすとすれば仕事道具ということになります。なぜ減らしたいかというと、もちろん「重いから」です。重いと移動だけで疲れます。フットワークも悪くなります。そうなるともちろん仕事にも影響します。ですので究極の理想は、手ぶらで移動できることです。

昔は自分が担当している進行中の案件、10~20本分の必要書類(紙)を全部持ち歩いていました。僕は記憶力が悪く、仕事の内容を頭の中に保持しておくことが苦手なので、基本的に必要な情報は常にプリントアウトして「紙で見えるカタチ」にしていたのです。当然量も重さもかなりのものになりますので、キャリーバッグを利用していました。ただ問題は、キャリーバッグは邪魔だし、フットワークが悪くなるし、それをゴロゴロしながら客先を回るのはカッコ悪いということです。そう、問題は「紙の書類をいかに減らすか」だったのです。

すべてをPDFにしてしまう

そして数年前、いつものように必要書類をプリントアウトしようとしていると、ふとプリンターを選ぶところに「PDF」というのがあることに気づきました(えー!知らなかったの!?と言わないでください。知らなかったのです)。PDFに「変換する」のではなく、PDFに「印刷する」という考え方があるのを知った僕は思いました。ということは、これまでひたすら印刷していたものはすべてPDFに集約できるのではないか?と。

そしてPDFについていろいろ試してみると、複数のPDFファイルを一つにくっつけたり、PDFに手書きでいろいろ書き込んだりできることもわかり、「PDFは完全に紙の代用になる」と確信しました。

PDF仕事術

僕が到達した現在の管理原則はこうです。

★1つの案件は1つのPDF

10個の進行案件があるとすると、僕のデスクトップには10個のPDFファイルがあることになります(もちろん、デスクトップに何も置かない主義の僕は、それらを「進行中」というフォルダに入れているのですが)。メールも(覚えておかないといけないことが書いてあるメールのみ)、見積りも、スケジュール表も、デザイン案も、企画書もすべて1つのPDFに入っています。とにかくそのファイルを開けば、必要なすべてが分かるようにします。極めてシンプルです。重量がゼロになるだけでなく、えーっと、あれはどこだっけな?という「探す時間」も減らすことができます。精神的にもとても楽です。

やり方はこうです。例えばメールをPDFに追加する際は、以下の3ステップになります。

①メールをデスクトップにPDFで印刷する
②追加したいPDFにドラッグしてくっつける
③デスクトップに仮置きしたPDFを捨てる

PDFのマージ

Excelやパワポの書類も手順はまったく同じです。

あと僕の場合はマージしたPDFに、必要に応じて手書きで加筆したり、マーカーを引いたり、赤線で囲ったりといろいろ書き込みます。後で見たときに、大事なところがすぐにわかるようにするためです(こういう時にペンで書き込めるSurfaceは非常に重宝します!)

PDFに書き込む

常に断捨離

ただこうして必要な情報をどんどん足していくと、当然PDFのファイル数は増えていき、100ページを超えてしまうことも多々あります。経験上、100ページ前後になるとPDFを開くのに時間がかかるようになり、非効率になります。そこでプロジェクトの進行とともに不必要になってきた情報はどんどん削除します。要らないページを捨てて、PDFファイルのページ数を必要最低限の状態を維持していきます。動作スピードが速くなると同時に、必要な情報を探しやすくなります。

これらを習慣化し実践していくことで、紙にプリントアウトすることはなくなりました。
どこへ行くのもSurface1台でよくなったのです!

ここ数年、僕はキャリーバッグを使っていません。
移動の多いビジネスマンはぜひ試してみてはいかがでしょうか。身軽になること請け合いです。

木村

この記事は、KIMURA が書きました。