プラカンブログSTAFF BLOG

2016.06.02

ビジネスメールに署名つけていますか?

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会社のSurfaceが時々OSの変なエラーが起こるようになり、復元ポイントで最近過去にばかり戻っているタイムトラベラー気分の(吉)です。

web業界に関わらず、今では仕事にメールを使わない業界は無いと思いますが、ビジネスメールのルールというか、エチケットなど、若い社会人の人達はどのように学ぶのでしょうか?

当然、学校でそんな授業はないし、先生も教えてはくれないと思いますので、いきなり社会に出て実践から学ぶのはかなりリスクが大きいような気がします。

私などNIFTY-Serveのようなパソコン通信(死語ですね・・)から入った古ーい人種は、当時みんながメール初心者だったので、怒られることもなく試行錯誤しながらやり取りして学ぶことができましたが、スマホでLINE世代の簡単コミュニケーションから始めた人たちが社会人になる頃が、とても心配だったりします。

そこで、
簡単ですが、私が仕事で気にしているメール文章の注意点についてちょっと考えてみました。

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定番のビジネスフレーズ

1,お世話になっております。
日本のビジネスメールでは、まず“お世話になっております。”から多くの文面が始まります。
これは電話文化から来ていることは容易に想像出来ると思いますが、会社で電話を受けた時に、取引先など仕事に関わる方からだった場合は、大抵は“お世話になっております。”から始まりますよね。

調べてみるとこんな言葉は欧米では無いそうで、英語だとDearとか、いきなりHi!とかから本題が始まるようです。そもそも英語には敬語という言葉がなかったりするので、きっと理解しがたい風習なんだと思いますが、面倒なことではあるものの、このような相手を想う文化を持つ日本の美しさなんだと考えると、悪いことではないように思います。

関西では、特に親しい方からのビジネス電話・メールでは、“まいどです!”とかからノリで入ったりする場合もありますが、TPOを考えて使う関西人の高等テクニックなので、誰でも使えるわけではありませんから関東の方はご注意くださいね。

2,承知いたしました。
指示された内容に対して理解した場合に使う言葉として、“承知いたしました。”という文章をよく使います。ちょっと昔の高視聴率ドラマで流行ったフレーズですが、同じような言葉で“了解いたしました。”という言葉もあります。
どちらがいいかは諸説あるようで、意図が伝われば私はどちらでもいいのかなと思いますが、“了解”という言葉は目上の人には使ってはいけないという意見もあるようなので、使い分けたほうがいいのかもしれません。

3,取り急ぎ、
この言葉もよく使うフレーズですが、使い方には気を使う必要があると思います。
何かメール相手から依頼を受けたけど、すぐに返答出来ない場合や、他に確認などが必要で時間がかかるけど、とりあえずメールは受け取ったよということを伝えないといけない場合に“取り急ぎ”という言葉を使って返信するのですが、その後に正式な回答を後日送らなければいけません。
その後のフォローを忘れてそのままにしないことが重要なので、自分の中でリマインドする手段を持っておかないといけません。あくまでも緊急な返信なのであって、どんなメールにも“取り急ぎ”という言葉を入れてはいけないと思います。

長い文面にしない

仕事関連での指摘や、修正箇所などを長々と長文で書くことが大好きな人がいますが、そうゆう人ほど仕事が出来ない人と考えられているようですので注意が必要です。

ダラダラと書くより簡潔にわかりやすく伝えることが大切ですが、ぶっきらぼうな文面や感情的な文面は、言葉で話すより文章にすると、自分が思っているよりきつく伝わってしまうそうなので、相手がどう受け取って理解するかをよくよく考えて見直してから送信する必要があると思います。ネガティブなことよりも前向きな解決策や、感謝やねぎらいの言葉が大切なんだと思います。

なぜ孫正義のメールはいつも「3行以内」なのか
http://news.livedoor.com/article/detail/11385873/

要件・要点をわかりやすく簡潔に伝えるというのが、メールの基本ですね。

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署名は付けましょう

タイトルにもしましたが、私は署名は重要だと考えています。メーラーには署名を自動でつける機能がありますので、初めに会社からPCを支給されていろいろ初期設定をする際には必ずメーラーに署名を登録することをお勧めします。
具体的には、名前・会社名・住所・電話番号・メールアドレスだけで十分です。多少はいいと思いますが過剰な飾り装飾は不要です。

その人に仕事の相談のため新規メールを書いたり、電話をしようと思った時に、いちいちアドレス帳を開いたり名刺を探すより、その人の過去メールを検索するだけで連絡先がパッと探し出せることは非常に便利だからです。
ちょっとしたビジネスチャンスを逃さないためには、メールの署名は些細なことではありますが重要なアイテムのような気がします。

私はそこまでできませんが、営業職の人だと署名に簡単なメッセージや月替りのコメントなど自分をアピールするような一言を入れている人もいて感心します。
マメな人だとそんなコメントを入れるだけで、ちょっとした営業トークのきっかけになるでしょう。

iPhoneからメールを送ったら、“iPhoneから送信”という署名がデフォルトで付いてきますが、Appleはよく考えたなと思います。
この言葉が最後にあるだけで、外出先からでもメールを見てすぐに返信していることのアピールにもつかがるからです。同時にiPhoneの宣伝にもなりますし。

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いかがでしたか?
最後に、送信ボタンを押す前にもう一度、自分の書いた文面を読み直すことを必ずやりましょう。
よく間違えるのはタイトルの間違いとかCCの入れ忘れ、添付ファイルのつけ忘れとかでしょうか。実は私もよく間違えます。。

googleのgmailには、送信後にも数秒間“取り消す”機能があります。これはとっても便利で、読み直した後でも、あ!添付忘れてた!って送信した後に思うことが時々あるのですが、何度か助けられたことがあって、非常にありがたい機能です。

最近は仕事でもLINEやtwitter、facebookなどのメッセージが増えてきました。
ただ、大切な要件は、メール、SNSだけで終わらせず、電話でも確認するということも大切ですね。やっぱり相手ときちんと話すというコミュニケーションはビジネスでは基本的なことなんです。

この記事は、YOSHIKANE が書きました。